Gesetzliche Vorschriften bei gewerblich genutzten E-Mails

Artikelbild WiSo Wirschaftskunde

In dem heutigen Artikel, möchte ich auf die gesetzlichen Vorschriften für gewerblich genutzte E-Mails eingehen.

Wie es jeder kennt haben die meisten E-Mails, die wir versenden eine Signatur. Meist fangen diese an mit „Mit freundlichen Grüßen“ gefolgt von Vor und Zuname der schreibenden Person.

Danach müssen auch bei dem elektronischen Schriftverkehr bestimmte Informationen folgen, gleichgesetzt wie im normalen Briefverkehr. Dies verlangt zumindest der Gesetzgeber bei gewerblich genutzten E-Mailadressen.

Kurz gesagt, dies muss jeder in seine Signatur aufnehmen, der kein Bußgeld von bis zu 5.000,00 € riskieren will oder einer Abmahnung aus dem Weg gehen möchte.

Wo allerdings eine E-Mail Adresse als gewerbliche Anfängt und wo diese aufhört, vermag ich nicht zu sagen.

Denn hier stellt sich die Frage, ist jede E-Mail, wo die Top Level Domain zu einer Firma gehört gewerblich oder ist das abhängig von der Nutzung dieser. Über Hinweise freue ich mich sehr.

Zurück zum Thema.

Wer das von auf einer gesetztes Internetseite nachlesen möchte, findet es hier, EHUG

(Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister).

Folgendes muss bei einer gewerblich genutzten E-Mail enthalten sein

Im Prinzip werden bei E-Mails alle Informationen erwartet / verlangt, die im geschäftlichen postalischen oder Fax Schriftverkehr erforderlich sind.

Unabdingbare Angaben in jeder gewerblichen E-Mail in der Signatur:

· Der Firmenname mit Rechtsform (z.B. GmbH)

· Ort der Niederlassung

· Das zuständiges Registergericht, sofern es sich um eine registrierte oder zu registrierende Unternehmensform handelt.

· Handelsregisternummer, sofern vorhanden.

Zusätzliche Pflichtangaben bei GmbH’s:

· Die Nennung aller vorhandenen Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen

· Wenn vorhanden, die Angabe der Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit kompletten Nachnamen und wenigstens einem Vornamen.

Zusätzliche Pflichtangaben bei AG’s:

· Die Benennung des gesamten Vorstandes inklusive Nachname und Vorname.

· Die Aufführung der Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit aufgeführtem Vor- und Zuname.

Sollte es sich um eine Nebenniederlassung von Firmen aus dem Ausland handeln, ist folgendes anzugeben:

· Hier müssen zusätzlich das Register und auch die zugehörige Registernummer angegeben werden.

· Plus alle Pflichtangaben die auch deutsche Unternehmen betreffen.

Folgende E-Mails unterliegen diesem Standard

Alle geschäftlichen E-Mails der Firmen eines Unternehmens.

Dabei ist es nicht bedeutend, ob eine Rechnung verschickt wird oder es eine allgemeine E-Mail ist.

Sprich alle Mails die eine Firma nach außen verlassen unterliegen dieser Vorschrift.

Auch müssen diese Informationen direkt in der Mail enthalten sein, sprich einen Link zum Impressum, zeigt dem Leser diese Angaben nicht direkt.

Beispiele für mögliche E-Mail Signaturen im geschäftlichen Bereich

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Mustermann e.K.

Musterstrasse 123

12345 Musterstadt

mailto:max.mustermann@musterfirma.de

Telefon: 0049 (123) 456789

Signatur bei einer GmbH

Musterfirma GmbH

Musterstrasse 456

12345 Musterhausen

http://www.musterfirma.de

Kontakt:

mailto:info@musterfirma.de

Geschäftsführer: Klaus Vogel und Paul Geier

Vorsitzender des Aufsichtsrats: Ulf Adler

Handelsregister Musterhausen 20 HRB 1234

Signatur bei einer AG

Musterunternehmen AG

Musterstrasse 456 – 459

12345 Musterhausen

http://www.musterfirma.de

Kontakt:

mailto:kontakt@musterfirma.de

Vorstand: Ingo Vogel und Detlef Übel

Vorsitzender des Aufsichtsrats: Edeltraut Kopflos

Handelsregister Musterhausen 20 HRB 7890

Signatur bei einer ausländischen Firma mit Nebenstelle in Deutschland

Musterfirma Germany GmbH

Musterstrasse 456 – 459

12345 Musterhausen

http://www.musterfirma.de

Kontakt:

mailto:kontakt-deutschland@musterfirma.de

Geschäftsführer: Hans Kuckindieluft und Paul Pechvogel

Vorsitzender des Aufsichtsrats: Inge Knoblauch

Handelsregister Musterhausen 22 HRB 9876

Standard Signatur beim Einzelunternehmen

Max Mustermann (Einzelunternehmen)

Musterstraße 123

09876 Musterhausen

Telefon: 0049 28 123456

Fax: 0049 28 123457

Mail: m.mustermann@mustermann.de

Internet: www.mustermann.de

Weitere Infos zur Signatur

Wer es richtig anstellt, kann seine Signatur auch für Marketingzwecke nutzen. Z.B. Kann man auf Sonderangebote in einem Webshop hinweisen oder auf eine Hausmesse, bzw. Was man halt gerade als Aktion im eigenen Unternehmen hat. Marketing strategisch ist dies ein sehr wichtiger Punkt, worüber jeder nachdenken sollte.

Ich hoffe dieser Artikel, hat dem einen oder anderen geholfen, seine Signatur richtig zu gestalten und vor einer Abmahnung zu bewahren.

Bücher zu diesem Thema auf Amazon

    

Über Michael Bergler 683 Artikel
Mein Name ist Michael Bergler ich stamme aus Sachsen und habe seit 10 Jahren die Leidenschaft mich mit HTML, PHP, Bildbearbeitung und Perl zu beschäftigen. Seit 2011 lebe ich in Chemnitz und arbeite als Selbständiger in dem Bereich Informationstechnologie (IT), Büroservice und Telefonmarketing. In meinem Blog, online seit Dezember 2010, geht es um die Ausbildung zum IT-Systemkaufmann, Games und alles rund um den PC. Von daher lag es nah eine Umschulung 2006 – 2009 in dem Beruf IT-Systemkaufmann zu absolvieren, welche ich dann auch im Januar 2009 erfolgreich abgeschlossen habe. Ich bin in Leipzig geboren und in der Umgebung von Dresden aufgewachsen.

2 Kommentare

  1. Hallo Herr Bergler,

    da mich das Thema Pflichtangaben bei gewerblichen E-Mails derzeit auch beschäftigt bin ich auf den Bericht hier gestoßen.

    Jetzt kann ich mir aber eine Bemerkung hierzu nicht verkneifen: Sie führen schön gegliedert auf, wer welche Angaben zu machen hat. Soweit alles gut.

    Dann muss ich leider lesen: „Bücher zu dem Thema auf Amazon“

    Hier musste ich doch sehr schmunzeln, denn Amazon ist die einzige Firma, die ich kenne und sich nicht das Geringste um die Einhaltung dieser Pflichtangaben schert. Und gerade hier soll man sich zu dem Thema Informationen besorgen. Irgendwie lustig, finden Sie nicht!

    Sicher haben auch Sie schon bei Amazon eingekauft. Sehen Sie doch mal deine E-Mails von Amazon durch. Bin gespannt ob Sie da eines finden, dass die Vorschriften erfüllt.

    In den allermeisten E-Mails, die ich von Amazon bekommen habe, verzichtet Amazon in Gänze auf die Pflichtangaben. Bin gespannt, ob sich hier mal jemand den Mut nimmt und Amazon deshalb gehörig auf die Füße tritt. Ich finde es eine Unverschämtheit, was Amazon sich damit herausnimmt.

    Würde mich über Ihre Meinung hierüber sehr freuen.

    Nichts desto trotz ein Guter Bericht

    Gruß aus Bayern

    • Hallo Herr Mueller,

      vielen Dank für Ihren Kommentar, ich bin leider erst heute dazu gekommen diesen freizuschalten und zu reagieren, da ich im Moment sehr beschäftigt bin. Das Amazon sich recht wenig für diese Art von VOrschriften interessiert ist mir bekannt, kann mir aber selbst nicht vorstellen, dass da jemand was unternehmen wird.

      Die Buchempfehlungen dienen nur, um einen kleinen Umsatz zu erzielen, da dieser Blog leider auch Kosten verusacht, die ich über solche Affiliate Einblendungen finanziere ;).

      Ich wünsch Ihnen noch einen schönen Abend.

      Gruß aus England

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