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In dem Bereich der kaufmännischen Ausbildung und auch bei dem Teil Wirtschaftskunde ist ein Bestandteil das Thema Warenwirtschaftssystem. Wie eine Aufgabenstellung für einen Kurzvortrag aussehen könnte habe ich bereits in meinem Artikel Teil 13 Warenwirtschaftssysteme Reihe Absatzwirtschaft Marketing Aufgabenstellungen niedergeschrieben. In dem heutigen Beitrag, lege ich eine mögliche Antwort dar.

Die Aufgabenstellung sah wie folgt aus:

Aufgabenstellungen

Was sind Warenwirtschaftssysteme und wofür werden diese eingesetzt?

Erklären Sie die Begriffe CRM System und ERP System. Welche Unterschiede gibt es zwischen CRM und ERP Systemen.

Welche Prozesse lassen mit Warenwirtschaftssystemen abbilden bzw. auch rationalisieren?

Recherchieren Sie einige Beispiele für Warenwirtschaftssysteme, welche derzeit am Markt sind (z.B. KHK, WISO, SAP, Lexware).

Recherchieren Sie auch kostenfreie bzw. Open Source Lösungen und vergleichen Sie diese mit den kostenpflichtigen in den Punkten, Softwareumfang, Support und Bedieneroberfläche.

Was sollte man dringend bei der Produktwahl beachten (Z.B. Export- und Importfunktionen)?

Was bedeutet Data-Warehousing und welche Techniken für Analysen und Werkzeuge sind dafür typisch?

Antworten

Was sind Warenwirtschaftssysteme und wofür werden diese eingesetzt?

Warenwirtschaftssysteme findet man in der heutigen Zeit normalerweise in Form von Software auf einem Standardcomputer, als Netzwerkversion auf einem Server oder auch als Webanwendung über einen lokalen bzw. hosterbasierenden Webserver.

Warenwirtschaftssysteme dienen zum darstellen und abbilden der Warenströme in den Geschäftsprozessen eines Unternehmens. Allerdings wird der Begriff überwiegend im Zusammenhang mit Software gebraucht, obwohl es auch ohne oder nur mit anteiliger Software funktionieren kann.

Denn das Darstellen von Warenströmen innerhalb eines Unternehmens kann auch ohne Software, wie früher per Buchführung, bzw. durch den anteiligen Einsatz von Software kommbiniert mit einer schriftlichen Buchführung funktionieren.

Um den Warenstrom eines Unternehmens darstellen zu können, muss man folgende Bereiche betrachten:

  • Eingang der Waren, Auftrag durch einen Kunden, das kann eine einfache Artikelbestellung sein oder auch ein Werksauftrag.
  • Die Bestätigung des Auftrages an den Kunden durch eine Auftragsbestätigung.
  • Lieferung an den Auftraggeber inklusive eines Lieferscheins.
  • Zum Abschluss des Auftrages die Rechnung an den Kunden, dabei kann die Rechnung auch gleichzeitig der Lieferschein sein.

Erweiterte Bereiche für das Darstellen der Warenströme kommen in größeren oder produzierenden Betrieben vor und sind auch nötig um die Warenströme ordentlich darstellen zu können. Hierbei geht es um die folgenden Abläufe:

  • Einen Werkstattauftrag, zum Beispiel in einem Garantiefall.
  • Lagerausgabebelege, bei produzierenden Betrieben, wo das Rohmaterial in Lagerbereichen eingelagert ist und zu Herstellung von Artikeln bzw. Produkten an die einzelnen Produktionsstätten ausgeliefert wird. Diese leiten meist dann die Zwischenprodukte in ein anderes Lager weiter, von wo aus dann diese zur Endherstellung und und in das Endlager wandern, bis ein Verkauf oder die Auslieferung erfolgt.
  • Meist gibt es auch noch eine Kundenverfolgung, in dieser werden Informationen zu Pflege der Kunden verwalten. Engl. wird es Customer Relationship Management bezeichnet oder umgangssprachlich kurz CRM.
  • Für Betriebe mit Außendienst gibt es auch noch den Bereich der externen Datenerfassung.

Diese gesamten Bereich oder in einer Warenwirtschaftssoftware auch Funktionen genannt, haben nur ein Ziel. Das Erreichen eines gültigen Kaufvertrages.

Abgeschlossen werden diese Prozesse durch die Übergabe des Rechnungsausgabebuches an die Buchhaltung, was auch Fakturierung bezeichnet wird.

Die Überwachung des Zahlungsverkehrs und des Mahnwesens zählt zum Aufgabenbereich der Debitorenbuchhaltung, was bei vielen Warenwirtschafssystemen oder Rechnungsprogrammen meist mit enthalten ist. Dort gibt man ein Zahlungsziel ein und sobald dies überschritten ist, erhält der Nutzer eine Erinnerung mit der Nachfrage, ob die Rechnung begleichen ist. Ohne Software funktioniert das natürlich auch über einen Kalender.

Ein weitere Bereich einer Warenwirtschaft ist oftmals auch der Lauf von Bestellvorgängen und die Verwaltung der Lieferanten. Alles was in den Bereich Kaufabwicklung mit den Lieferanten fällt, wird auch als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet.

Was früher in der Warenwirtschaft mit einem Taschenrechner und Kalender im Bestellvorgang gelöst wurde, erledigt heute oftmals eine Warenwirtschaftssoftware mit. Darunter fallen unter anderem auch Bestellvorschlagsermittlungen und die Bestellung selbst. Denn im Normalfall weiß ein Unternehmen wie lang es mit einem Rohstoff oder einem Produkt hinkommt, bis nichts mehr da ist. Anhand der Lieferzeit kann man dann berechnen, ab welcher Stückzahl auf Lager eine neue Bestellung ausgelöst werden muss. In einem Warenwirtschaftssystem kurz WWS, kann man die Daten einer Mindeststückzahl, ab der eine Bestellung ausgelöst werden soll, eingeben und dann erfolgt diese immer zum rechten Zeitpunkt automatisiert.

Zu einer WWS gehört natürlich auch die Lagerhaltung oder Lagerverwaltung. Diese protokolliert den Bestand der Waren im Lager und auch die Bewegung dieser. Man nennt dies auch interne Bestandsführung. Damit diese Bewegungen problemlos überwacht werden können, sei es nun zum Zweck des Verkaufes für Lieferscheine und Rechnungen, oder des Einkaufes ebenfalls hier betreffend Lieferscheine und Rechnungen oder aber interne Lagerbewegungen in der Produktion für Warenentnahmescheine, ist die Lagerverwaltung mittlerweile auch fester Bestandteil einer guten WWS als Software. Hierbei werden unter anderem wie vorhin im Bestellsystem erwähnt Lagerbestände geprüft über den sogenannten Mindestbestand, den Meldebestand oder auch den Höchstbestand.

Natürlich gibt es im Software Bereich für einer Warenwirtschaft auch noch weitere Schnittstellen, dazu gehören folgende:

  • eine Kassenschnittstelle
  • die Provisionsabrechnung
  • Buchhaltung
  • Onlineshops
  • Mitarbeitererfassung
  • Mitarbeiterzeiterfassung
  • Verwaltung der Verkaufsfilialen
  • Datenaustausch z.B. Datevschnittstelle

Ähnliche Systeme wie Warenwirtschafssysteme (WWS) sind zum Beispiel ERP Systeme (Enterprise Resource Planning), wobei hier die Übergänge eher fließend zu betrachten sind. Allerdings spricht man bereits von einem ERP System, wenn z.B. Module für Controlling und Materialwirtschaft enthalten sind.

Meist sind Software basierende WWS Systeme auf eine Datenbank aufgebaut, in der die Stammdaten und Bewegungsdaten festgehalten werden.

Verschiedene Beispiele für Warenwirtschaften können unter anderem folgende sein:

  • @Kaufmann (nur noch über Ebay und Co. erhältlich)
  • A1-Faktura Basisprogramm (kostenlos)
  • AFS Kaufmann (ab 415,31 €)
  • All In One Office (Freeware)
  • Auftrag & Lager 6.3 Free (kostenlos)
  • Auftrags-MANAGER V5.0 Ausbaustufe: Minimal (Preis: 24,90 €)
  • AvERP (kostenlos)
  • CadiaFreeware (kostenlos)
  • CAO Faktura (Freeware)
  • Collmex Komplettpaket (Preis: ab 11,95 pro Monat)
  • CTO Warenwirtschaft 2012 (Preis: 599,- €)
  • cs WaWi (kostenlos)
  • easybill.de (ab 0,- €)
  • ECOBuero aktuelle Version (Freeware)
  • ERPel 0.86.000 (kostenlos)
  • EPF-Warenwirtschaft 4.3.0 Grundversion (Preis: 1.500,- €)
  • Faktum Faktura (Preis: 99,- € pro Jahr)
  • Fakturama 1.5.4 (Open Source)
  • Fino (Preis: 224,91 €)
  • GnuCash 2.4.10 (Open Source)
  • HDS Faktura (Preis: 69,- €)
  • JTL-WaWi aktuelle Version (Freeware)
  • KingBill 2012 smart (Preis: 95,- €)
  • Mauve System3 1.7.23.0 (kostenlos)
  • MBBüro (Preis: 249,- € (laut Heise.de))
  • mcn Commerce Light Einzelplatz (Freeware)
  • MiniBüro Version 9.5 (Preis: 300,- €)
  • Office Auftragsprofi light (Freeware)
  • orgaMAX 12 Basisversion (Preis: 199,- €)
  • PC-Kaufmann Komplettpaket (Preis: 422,45 €)
  • Pureware (kostenlos)
  • Rechnungs-Druckerei 2012 pro (Preis: 46,95 €)
  • Rechnungssoftware JGM-Software (Preis: 18,98 €)
  • Rhinelabs Rechnungssoftware (Preis ab 39,- €)
  • Small Office 7 (Preis: 89,- €)
  • SQL Ledger Version 3.0.2 (kostenlos)
  • Tresor Warenwirtschaft 1.0.0.24 Basisversion (Preis: 129,- €)
  • Tricoma WaWi (Preis: ab 499,- €)
  • UniERM (kostenlos)
  • Venalis Faktura 2012 2.0.2 Basisversion (Preis: 177,31 €)
  • WinOffice Pro 5 (Preis: 199,- € (laut Heise.de))
  • WISO Mein Büro 2012 (Preis: 94,95 €)
  • WoAx easy Firma Standard (Preis: 95,- €)
  • WWSBau 8 Home Edtition (kostenlos)
  • Yabs 1.177 (Freeware)

Ich hoffe all diejenigen, die sich mit diesem Thema in der Ausbildung rumschlagen müssen hat meine kleine Ausbildungsmitschrift geholfen.



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2 Kommentare zu „Was ist ein Warenwirtschafssystem?“

  • Sehr geehrter Herr Bergler,

    Sie haben eine gute Übersicht zu Warenwirtschaftssystemen geschrieben.
    Vielen Dank, daß Sie auch unsere Software “WinOffice pro 5″ aufgenommen haben.

    Der Preis unserer Standardversion für den Einzelplatzbetrieb ist 149€ inkl. MWSt.
    Die Professional Version mit 3 Mandanten, Benutzerverwaltung etc. kostet 199€ inkl. MWSt. Falls Sie Fragen zu unserer Software haben sollten, beantworten wird diese gerne.

    Viele Grüße aus München,
    Arnold Spatz


    Die Unternehmersoftware
    http://www.WinOfficePro5.de

    KIT GmbH
    Sommerstraße 4
    81543 München

    E-mail info@interkit.de
    XING Kontakt werden
    Geschäftsführer: Arnold Spatz

    Handelsregister/USt Identnummer:
    HRB: 125897 Amtsgericht München
    USt-IdNr.: DE233266065

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