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Anfang Mai habe ich die Rechnungssoftware Auftrag & Lager Version 6.3 getestet und das entstandene Video bereits auf Youtube zur Verfügung gestellt. In diesem Artikel gehe ich nochmals auf diese Rechnungssoftware ein. Stelle euch Bildmaterial zur Verfügung. Der ein oder andere, wer Auftrag & Lager als Rechnungss- bzw. Fakturierungssoftware testen möchte findet hier auch den einen oder anderen Tipp, um mit dieser Software besser zurecht zu kommen.

Grundlegende Informationen zur Software

Die aktuelle Version ist 6.3 wie bereits erwähnt. Hiervon gibt es 2 Varianten einmal eine Freeware, welche ich getestet habe und zum anderen kann man auf eine Pro Version umstellen. Diese gibt es im Moment zu einem Angebotspreis von 149,- € statt 399,- €.

Im Vergleich zur Freeversion beinhaltet diese unter anderem zusätzlich folgende Möglichkeiten:

  • Lieferantenbestellung
  • Organisation von Stücklistenartikeln
  • Gewinnermittlung
  • Bestandsführung mit Bestandsaufnahme und Verkaufszahlen
  • mehrstufiges Mahnsystem
  • Anzeige und Druck verschiedener Berichte, wie Rechnungsjournale, Gutschriftenjournale oder offener Posten
  • Wareneingangsbuchungen
  • Anzeige von einer Bestellhistorie zu jedem Lieferanten
  • Bestellwesen
  • Etikettendruck (Lagerverwaltung)
  • umfassende Benutzerverwaltung mit Rechtevergabe

Dies sind nicht alle zusätzlichen Funktionen der Pro Version, aber diese alle einzeln aufzuführen würde jetzt den Rahmen des Artikels sprengen.

Den Download der aktuellsten Version findet ihr unter folgenden Link: balticsoft.de/downloads

Systemvoraussetzungen

Ich selbst habe die Software unter einem Windows 7 (64 Bit) Home Premium problemlos installiert, mit einem Zeitaufwand von 5 – 10 min. Ansonsten läuft die Software auch unter Windows XP, was ich selbst in einem Virtual PC getestet habe und laut Hersteller auch auf folgenden Systemen mit bestimmten Hardwarevoraussetzungen:

  • Windows® XP, Windows Vista®, Windows® 7, Windows® 2003 Server, Windows® 2008 Server
  • 1 GHz Prozessor, 1 GB RAM, Bildschirmauflösung mind. 1024 x 786, Windows® kompatibler Laser- oder Tintenstrahldrucker, Internetzugang ( nur für Online-Updates erforderlich ), Internet Explorer ab Version 7

Was ist noch bei der Installation zu beachten

Außer dem Rechnungsprogramm Auftrag & Lager muss noch ein Webserver und ein MySQL Datenbankserver installiert werden. Hier empfehle ich Apache Friends Xampp, da dieses Paket beide Server enthalt und einfach zu installieren ist. Ich habe dies auf dem Virtual PC mit der Installerversion durchgeführt, da ich auf meinem Hauptrechner sowieso einen Webserver, wegen des Blogs und diverser Test, laufen habe und dort diese Installation nicht erforderlich war.

Wichtig

  1. Vor Installation müsst ihr eine eventuelle Firewall ausschalten.
  2. Installation Xampp von Apache Friends.
  3. Installation Auftrag & Lager

So ist zu mindestens meine Erfahrung. Solltet ihr erst Auftrag und Lager installieren und danach den Xampp. Kann es zu der Fehlermeldung, Zur Datenbank kann keine Verbindung aufgebaut werden, kommen.

Ansonsten ist die Installation recht einfach und ihr braucht dafür wahrscheinlich keinen IT-Fachmann.

Erster Programmstart

Auftrag und Lager Version 6 ProgrammstartWie ihr seht, muss man sich auch hier, wie in den meisten Rechnungsprogrammen anmelden, die Standardzugangsdaten für Auftrag & Lager lauten wie folgt:

Benutzername: user

Passwort: passwort

Was ich selbst auch ganz praktisch finde, ist die Möglichkeit, dass eingegebene Benutzerdaten abgespeichert werden können. Dadurch muss man diese nicht immer wieder neu eingeben, was dem einem oder anderen lästig erscheinen könnte.

 

 

Nachdem ihr euch nun im Programm angemeldet habt, seht ihr bereits, dass dieses Rechnungsprogramm sehr übersichtlich gestaltet ist. Hierbei gibt es 2 Menüs einmal das Topmenü und dann noch ein Seitenmenü, was dem Officedesign, wie es im Outlook zu finden ist, ähnlich sieht. Untergliedert ist das Programm allgemein in folgende Bereich:

  • Datei (Dient zum Im- und Export für Datenbanken, der Datensicherung und dem Benutzerwechsel bzw. dem Beenden des Programmes.)
  • Formulare (Hier findet man sämtliche Formulare für den Schriftverkehr, wie Rechnungen, Lieferscheine, Auftrag oder Gutschriften.)
  • Lager (Dahinter verbirgt sich alles zum Thema Lagerverwaltung)
  • Stammdaten (In diesem Bereich könnt ihr alles eingeben, was relevante Daten sind wie Kunden, Artikel, Lieferanten oder auch Bestellungen etc..)
  • Zahlungswesen (Wie der Begriff schon zutreffend sagt, geht’s hier um sämtliche Zahlungseingänge und alles was mit Verbindlichkeiten zu tun hat.)
  • Einstellungen (Dies in der Teil des Programmen, wo ihr z.B. eure Firmendaten oder  den Finanzbuchkontenrahmen festlegt und mit diesem teil sollte man sich als erstes befassen.)
  • Hilfe (Alles das was man über das Programm wissen sollte.)

Zu den Einstellungen

Auftrag und Lager Version 6 EinstellungenDie Einstellungen sind in, Firmenprofil, Kundengruppen, Artikelgruppen, Lieferantengruppen, Benutzergruppen, Benutzer, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Einheiten, Steuersätze, Lieferstatus, Bonustafel, Drucker und den FiBu-Kontenrahmen untergliedert.

Dies sollte man als erstes in Ruhe durcharbeiten. Da dass Programm einfach und übersichtlich aufgebaut ist, geht dies allerdings schnell von der Hand. Denn für einfache Rechnungen könnt ihr einige Punkte außer acht lassen.

Was ich gut finde ist, dass es auch den Punkt Kleinunternehmerregelung gibt.

 

Stammdateneingabe

Um endlich die erste Rechnung schreiben zu können, muss man unter den Punkt Stammdaten, die Kundendaten und auch die zu verkaufenden Artikeldaten eingeben. Auch hier werdet ihr sehen, dass dies sehr übersichtlich gestaltet ist und man daher relativ zügig zu dem Punkt kommt, an dem ihr eure erste Rechnung schreiben könnt.

Auftrag und Lager Version 6 Stammdaten Eingabe ArtikelAuftrag und Lager Version 6 Stammdaten Eingabe Kunden

Das Eingeben von den Stammdaten für die erste Rechnung dauert max. 5 min., sobald ihr im Umgang mit dem Programm geübt seit und bestimmte Daten nicht mehr eingegeben werden müssen, seit ihr auch schneller beim Erstellen einer Rechnung.

Rechnung erstellen

Wer nun seine erste Rechnung erstellen möchte, kann dies über die Stammdaten bei einem angelegten Kunden vornehmen, da findet ihr dann im unteren Teil der Kundendaten, einen Button mit Rechnung. Oder aber ihr wählt über Formulare Rechnung aus und legt darüber eine Rechnung an. Ich selbst bevorzuge den Button Rechnung unter Stammdaten bei den Kunden, da hier die Rechnungsdaten gleich übernommen werden.

Auftrag-und-Lager-Version-6-RechnungAnsonsten kann man natürlich auch über das Formular Rechnung gehen und mit einem Doppelklick auf Kunden-Nr. die Lupe, der kleinere Kreis rechts im Bild, kommt ihr in die Kundensuche und könnt dort den Kunden raussuchen, dem ihr eine Rechnung stellen wollt. Dieser wird dann automatisch in das Feld Kunde / Anschrift eingefügt.

Sollte der Kunde noch nicht angelegt sein, kann man diesen mit einem klick auf hinzufügen in der Suchmaske eingeben. Um jetzt die Positionen eingeben zu können, klickt ihr einmal mit der Maus in das Feld ArtNr. und drückt danach Enter. Jetzt öffnet sich wieder eine Suchmaske nur dies mal ist es die für die Artikel. Hier könnt ihr entweder einen Artikel heraussuchen oder aber ebenfalls über hinzufügen einen neuen Artikel anlegen. Sobald ihr dann auf Speichern klickt zählt dieses Rechnungsformular als offenes Formular, was auch im Status mit “Offen” angezeigt wird. In dem Bild mit den zwei Kreisen, seht ihr z.B. als Status “Neu” stehen. Einfach auf das Bild klicken. Sobald ihr dann auf Drucken klickt wird der Status in “Gedruckt” geändert.

Offene Posten

Um jetzt die Offenen Posten in Auftrag und Lager Version 6.3 einsehen zu können, habt ihr zwei übersichtliche Möglichkeiten. Einmal über das linke Menü “Heute” oder aber über das Mainmenü oben in der Leiste “Zahlungswesen”. Egal auf welches ihr klickt, seht ihr dann den Unterpunkt “Offene Posten”, dort werden alle noch nicht bezahlten Rechnungen angezeigt. Vor jeden offenen Posten findet ihr dann eine kleine Box, wenn ihr hier einen Hacken reinsetzt und auf speichern klickt, wird diese Rechnung dann als bezahlt markiert.

Fazit

Die Rechnungssoftware Auftrag und Lager ist relativ schnell und problemlos zu installieren.

Vom ersten Moment an habe ich mich, wegen der Übersichtlichkeit sehr gut zurecht gefunden.

Was die Rechnungsoptik betrifft, so muss man unter Einstellungen –> Firmenprofil –> Briefkopf ein wenig experimentieren, bis die gewünschte Rechnungsansicht erreicht ist.

Das Anlegen der Stammdaten für Artikel und Kunden geht recht leicht und zügig von der Hand. Auch das Erstellen einer Rechnung ist sehr unkompliziert. Daher kann ich das Programm jedem empfehlen.

Zum Schluss möchte ich noch BalticSoft danken, dass sie mir für den Artikel kostenfrei die Pro Version zur Verfügung gestellt haben.

Video

Herstellerhomepage: balticsoft.de

Downloadseite: auftrag & lager 6.3 Download

Ich hoffe, dass dieses Video dem einen oder anderen bei der Suche nach einem Rechnungsprogramm geholfen hat.

Ein kostenpflichtiges Programm zum testen, findet ihr hier.



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